Этот совет подойдет Вам, если предыдущая рекомендация "Адаптация учетной политики" к Вашей компании по каким-то причинам не применима, и описанная проблема перехода в новый год для Вас остается злободневной.

Проблема с постоянным допроведением документов в уже закрытые периоды весьма усугубляется тем, что системы на базе 1С, де-факто доминирующие на белорусском рынке, не отслеживают хронологию изменений в базе с детализацией до проводок. Т.е. единственная дата в журнале проводок – это дата документа, а вот дату проведения документа в базе, увы, система не хранит. Равно как не хранит и историю изменений отдельно взятой проводки (в профессиональной литературе это называется «аудиторский след»).

Мы выработали для себя технический прием для рождения этого самого аудиторского следа из данных обычной, типовой базы 1С.

Метод основан на следующем алгоритме:

1. Выявляем периоды, в которых вероятны проводки «задним числом» в закрытые Группой периоды. По нашему опыту, в зоне риска предыдущие месяцы текущего года, а также весь предыдущий год (особенно в первые 3 месяца нового года).

2. Формируем отчеты по проводкам за эти периоды и сравниваем их с аналогичными отчетами, сделанными месяц назад (да-да, для начала их надо иметь под рукой ). Сравнение основано на «вычитании» из более свежего отчета данных, содержащихся в более старом отчете. Принципиально возможны следующие комбинации:

• В старой версии была проводка Х на сумму 100 руб., а в новой ее уже нет (т.е. удалили из базы). Отчет покажет изменение за период в виде: проводка Х, сумма -100 руб. (=система видит, что проводка «ушла» из учета).

• В новой версии появилась проводка Y на сумму 150 руб., а в старой ее не было (т.е. провели с опозданием). Отчет покажет движение: проводка Y, сумма 150 руб. (=система видит, что проводка появилась в учете).

• В старой версии была проводка Х на сумму 100 руб., а в новой эта же проводка Х, но уже на сумму 120 руб. (т.е. переписали сумму). Движение в отчете будет: проводка Х, 20 руб. (=система видит, что в учете появились дополнительных 20 руб.).

• В старой версии была проводка Х1 на сумму 100 руб., а в новой эта проводка немного поменяла описание – с Х1 на Х2 – но сумма осталась той же. Движения будет уже два: (1) проводка Х1, -100 руб.; (2) проводка Х2, 100 руб. (=система распознает это как удаление старой проводки и запись новой).

3. Помещаем рассчитанные изменения между версиями в отдельную базу. В конечном итоге, имеем на руках тот же массив данных, что и в бухгалтерской 1С, только дополнительно «нарезанный» по месяцам физического проведения/удаления/изменения записей бухгалтером.

4. В дальнейшей подготовке отчетности (например, при реклассификации доходов и расходов по плану счетов Группы) берем в работу только массив проводок (изменений в проводках), которые появились в базе 1С с момента прошлого закрытия.

Таким образом: (а) появляется полный контроль над изменениями в базе; (б) существенно экономятся трудозатраты на расчет трансформационных корректировок.